COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia Word 2010 nos
permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio.
De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento
pero con los datos de personas distintas.
Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las
que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas)
y Word se encargará de generar los datos variables (los que cambian en cada
carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas
cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los
datos.
Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia
son la generación de etiquetas o recibos, la impresión de sobres, etc.
Conceptos previos
Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos
elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos.
Documento principal.
Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos
variables que toman su valor del origen de datos.
Origen de datos.
Es el lugar donde se almacenan los datos que vamos a
utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por
ejemplo puede ser una tabla de Access, un libro de Excel, una lista de
direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo
momento de combinar.
En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una
lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y
un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de
clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y
los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir
cada uno de los datos de ese cliente.
